A pesar de la idea de que la inteligencia de negocios es una herramienta crucial para obtener y mantener a los clientes, medir adecuadamente el desempeño de la empresa, y ofrecer flexibilidad, los retos permanecen. Uno de los más importantes sin duda seguirá siendo: el control de la información.
Aunque el control de la información es crucial para el éxito de los esfuerzos de Inteligencia de Negocios y almacenamiento de datos, no es fácil. No obstante, aquí les ofrecemos cinco prácticas de datos erróneos de las que debe estar libre de culpa, así como cinco maneras de corregirlas.

Práctica de información errónea No. 1
¿Usted piensa que comprar la herramienta de inteligencia de negocios de moda le proporcionará todo lo que necesita? Puede ser una verdad obvia que sus herramientas de generación de reportes de Inteligencia de Negocios son tan buenas como la información con la que los alimente (esto es, "si entra basura, sale basura "), pero eso no significa que esté garantizada la toma de las acciones correctas. Como la mayoría de las organizaciones todavía toman una vista aislada de la información, el control de esta última sigue siendo una dificultad, dice Ian Charlesworth, analista principal de consultoría en TI en Ovum. La información es aislada con demasiada frecuencia en diferentes unidades de negocios y es ingresada, tratada y vista de manera diferente, lo que hace imposible tener “una versión de la verdad”.
Ordénela
Conozca su información. El primer paso para controlar la información es establecer una vista clara de su información. Póngase al tanto de lo que tiene, que tan confiable es esa información, qué información es útil pero antes no se usaba, cuál información se ha corrompido y cuáles proyectos de TI están duplicando la información. Y asegúrese de comunicar a los interesados el costo de no tener control de la información y el valor de crearlo.

Práctica de información errónea No. 2
La táctica sería posponerlo hasta que pueda hacer una renovación completa. Está garantizado que una estrategia de Todo-o-Nada casi siempre fallará. Para empezar, tener toda la información bajo control de un golpe no es realista, dadas las restricciones de tiempo y dinero, y en organizaciones donde dicha renovación es posible, la resistencia de los usuarios es un hecho.

Ordénela.
Empiece en pequeño, piense en grande. En lugar de todo o nada, hay que dar prioridad a los aspectos más importantes del control de la información, de acuerdo con su visión predominante. Por ejemplo, Charlesworth recomienda enfocarse en cuatro áreas clave.

1) Crear procesos y procedimientos para la calidad de la información, y donde sea posible intégrelos en el punto de la creación o de la captura de la información. Por ejemplo, crear una rutina de validación de la información en un sistema de entrada de órdenes, o establecer un estándar corporativo para la nomenclatura de nombres y direcciones.
2) Asigne un administrador de información. Esta persona debe ser alguien dentro de la empresa que pueda defender y hacer cumplir las prácticas de calidad de la información en toda la empresa. Esta persona debe tener un conocimiento íntimo de cómo y dónde será usada la información por la empresa, y quién puede actuar como un enlace entre el negocio y la TI.
3) Es necesario crear una solución para la administración de la información de referencia. Para empezar, esto significa asignar identificadores únicos a los bienes principales de información en toda la empresa, con códigos de servicio, definiciones de clientes, etcétera.
4) Integre metadata. La Metadata proporciona información importante tanto a la TI como al negocio, pone la información compleja en términos comunes y retransmite información vital acerca de la sintaxis de información subyacente, precisión semántica, etc.

Práctica de información errónea No. 3
Las políticas de control de la información están establecidas—no se preocupe más por ellas.

El control de la información comienza frecuentemente en conjunción con un almacén de información o con un proyecto de Inteligencia de Negocios específico. Sin embargo, si usted cree que el control de la información es un "proyecto", sus esfuerzos están condenados al fracaso. El control exitoso de la información depende de un gran compromiso a largo plazo tanto en las bases tecnológicas como en las culturales en toda la empresa.

Ordénela
1) Establezca una cultura de control de la información.
2) Añada entrenamiento sobre la marcha y acontecimientos importantes clave que midan los beneficios del control de la información pueden ayudar a mantener el control de calidad en el radar de los usuarios. El control exitoso de la información también depende del patrocinio dedicado de alguien en la dirección. Charlesworth comenta que el CIO es con frecuencia la persona perfecta para el trabajo debido a la probable combinación futurista y el enfoque en la eficiencia alrededor de los procesos, el dinero y las tecnologías que tiene el CIO. Algunas empresas incluso crean un título específico para la posición, como el de Gerente de Información o Administrador de Información.

Práctica de información errónea No. 4
Usted permite que la rutina burocrática absorba la vida de sus esfuerzos. Charlesworth dice que muchos esfuerzos para controlar la información no muestran cambios positivos, sino que se detienen en juntas y burocracia. Pero si no se enfoca en la acción y triunfos demostrables, los usuarios no sentirán de primera mano los beneficios positivos, haciendo poco probable el compromiso de ellos hacia el proyecto.

Ordénela
Entregue ganancias rápidamente. Para obtener usuarios comprometidos, debe crear, demostrar y promover internamente los cambios positivos obtenidos a través del control de la información. Por ejemplo, un beneficio medible en el cual pueda enfocarse inicialmente puede ser mejorar la validación de las entradas de órdenes para reducir errores.

Práctica de información errónea No. 5

Cree que el ROI es lo máximo. ¿Puede aislar con precisión los beneficios de la inversión y atribuirlos a un proyecto en particular? En los multifacéticos y complejos ambientes de negocios de hoy, esto no es probable, dice Charlesworth. Calcular el ROI en una inversión particular asume que todo el resto en la empresa se detuvo o no tiene influencia en los beneficios, asegura el directivo.

Ordénela
Es necesario crear una imagen clara del éxito. Charlesworth recomienda tomar en cuenta otras mediciones como la tasa interna de retorno (una medida de la eficiencia de una inversión o la tasa de crecimiento que un proyecto espera generar) y el valor económico agregado (estimación de las ganancias económicas reales).

Sin embargo, lo más importante no son los cálculos por sí mismos, sino la discusión alrededor de la definición del éxito —cómo se ve y cómo saber que lo ha logrado, dice Charlesworth. Esto es especialmente importante en términos de medir el valor del control de la información en varias fases y niveles de granularidad para garantizar que está en el camino correcto, y, si no, hacer correcciones. Sus ejemplos de tales mediciones incluyen un tablero de calidad de la información que muestra la precisión del proceso de la información, la consistencia de la misma y el reuso de reglas/medidas, y mediciones específicas de un proyecto, como la estandarización de elementos de información de referencia de un producto.