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Factura electrónica simplifica procesos administrativos |
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Durante los últimos años se observa una fuerte tendencia en el tema de la factura electrónica, que puede optimizar el uso del papel, y eficientar los procesos empresariales. |
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Claudia Mercado Arceo 14/07/2005 |
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Hasta hace poco se discutía la posibilidad de dejar fuera el papel en las empresas, los fabricantes de impresoras veían remota esta posibilidad, no obstante hemos observado una fuerte tendencia en el tema de la factura electrónica, que puede significar no solo la optimización del uso del papel, sino la eficiencia en los procesos administrativos y operativos de las empresas.
Empecemos por el principio: ¿Qué es factura electrónica? El SAT lo define como la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD, mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de los documentos fiscales) que utiliza los estándares definidos por el SAT (RMF “Anexo 20”) en cuanto forma y contenido para contar con validez fiscal, garantizando la integridad (garantiza que la información contenida en el mensaje queda protegida), autenticidad (permite verificar la identidad del emisor y el receptor del CFD) y no repudio del documento (el emisor que selle digitalmente un CFD no podrá negar la generación de comprobante).
A decir de Lourdes Sánchez de la Vega, directora general de la AMECE (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico), la factura electrónica es uno de los documentos que utilizan las empresas para intercambiar información que les permita cerrar la compra, la venta, el pago y la recepción de la mercancía, de manera más rápida y eficaz.
La diferencia entre factura en papel y electrónica es que ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas son creadas, enviadas y almacenadas por medios electrónicos y se pueden imprimir en caso de que así se requiera.
En palabras de Luis F. Sánchez, director general de Indicium, los ahorros que puede tener una empresa al decidirse por implementar un proceso de factura electrónica son del 1% de sus ventas anuales.
Otros de los beneficios de la factura electrónica son principalmente:
Incremento en la productividad:
· Reducción de tiempos en procesos administrativos.
· Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
· Agilidad en la recepción de mercancía.
· Mejor servicio al cliente.
Ahorro en costos administrativos y de oficina:
· Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
· Mejor utilización de espacios físicos.
· Evita captura reiterativa de la información.
· Reducción de tiempos de edición y remisión.
· Menor cantidad de disputas por facturación.
Reducción en tiempos operativos:
· Ciclo de resurtido y facturación.
· Generación de facturas.
Adicionalmente, una vez que las empresas comiencen a operar con documentos electrónicos, se verán incentivadas a integrar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.
¿Suena bien? No obstante, pese a las grandes ventajas que en primera instancia ofrece la factura electrónica, la realidad es distinta, ya que en nuestro país, aunque hay mucho interés, la adopción sigue siendo incipiente, pues a decir de Alejandro Floreán, gerente del Programa de Investigación de TI y Mercados Verticales de IDC México, no hay muchos números todavía, debido primordialmente a dos principales factores: el primero es que la factura electrónica no es todavía obligatoria; el segundo es que la mayoría de las empresas perciben a la factura electrónica como una forma más de que el gobierno los mantenga controlados en cuanto a recaudación de impuestos, “todavía no consideran como factor predominante de adopción a los beneficios que trae consigo el ahorro de papel, y todo lo referente a la elaboración de facturas como lo es enviar, corregir, almacenar y administrar sus facturas”.
Por su parte, Luis Felipe Sánchez, de Indicium coincidió con esta postura y añadió que aún con el gran atractivo que ofrece -sobre todo en ahorro de costos- la factura electrónica, es un gran cambio para las empresas, y los cambios ofrecen cierto tipo de resistencia.
“Parece simple el decir que ya no van a recibir una factura física sino un documento electrónico que les avisará de su embarque y la factura tendrá que viajar también tendrá que viajar también electrónicamente, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el almacén, requieren una redefinición, ya que darle seguimiento a un documento que de entrada no se toca y no se sella, no se engrapa, no se envía físicamente, no se perfora, no se anexa a una póliza y que no se archiva en una carpeta verde, puede parecer complicado para los empleados, entonces donde estamos viendo el principal reto para las empresas es la parte operativa”, aseguró Lourdes Sánchez.
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